শুরুতেই চিন্তা করে দেখুন, কাউকে ঘটনাটি বলতে গেলে আপনি কিভাবে, কি ঢংয়ে বলতেন— এবার সেটিই অনুসরণ করে লিখে ফেলুন। অ্যাসাইনমেন্ট লেখার জন্য যখন আপনি তথ্য সংগ্রহে ব্যস্ত তখনই মনে মনে গুছিয়ে নিতে হবে কি লিখবেন আর কিভাবেই বা লিখবেন। কর্মস্থলে সহকর্মী বা বসের সামনে কোন বিষয়টি আপনি তুলে ধরতে চাইছেন সেটি যদি নির্ধারণ করে ফেলতে পারেন, তখন মনে মনে একটি খসড়া দাঁড় করানোর কাজ শুরু করা সম্ভব হবে। এ দিকটি সব সময় মাথায় রাখতে হবে। সবার কথা মাথায় রেখে অহেতুক, অপরিচিত, কঠিন, দুর্বোধ্য শব্দ ব্যবহার করা থেকে বিরত থাকুন। এমন শব্দ ব্যবহার করুন যা সবার কাছেই পরিচিত বলে আপনি নিশ্চিত। নিজে ভালোমতো বোঝেন না এমন শব্দ কখনোই ব্যবহার করবেন না। মনে রাখবেন, অবোধ্য শব্দ ব্যবহারের কারণে অ্যাসাইনমেন্টের প্রতি অফিসের সবাই আগ্রহ হারিয়ে ফেলতে পারে। বাক্য যত বড় হবে, তার বিভিন্ন অংশের মধ্যে সম্পর্ক তত জটিল হবে, আর বাক্য যত জটিল হবে ততই তা সবার কাছে দুর্বোধ্য ঠেকবে। বাক্য ছোট হতে হবে কিন্তু ছাড়া-ছাড়া, খণ্ডিত বা বিক্ষিপ্ত হলে চলবে না। কমা, সেমিকোলন ইত্যাদি যতিচিহ্নের ব্যবহার যথাসম্ভব কম করেও বাক্য ছোট রাখার চেষ্টা করতে হবে।

দীর্ঘ অনুচ্ছেদ পাঠকের জন্য বিরক্তিকর হতে পারে। অনুচ্ছেদ ছোট হলে একটি মাত্র ভাব, একটি মাত্র প্রসঙ্গ বা ধারণার অতিরিক্ত তাতে যোগ করা সম্ভব হয় না, ফলে পাঠকের জন্য সুবিধা হয়। প্রতিটি অনুচ্ছেদে পাঠক নতুন তথ্যের সঙ্গে পরিচিত হন, যা পাঠের আগ্রহ ও আনন্দ বাড়িয়ে শেষ পর্যন্ত পাঠককে ধরে রাখে।